Hace unos días Juan nos comentaba lo complicado que era seleccionar las propuestas para el programa. Hoy me toca a mí sudar para explicar cómo seleccionamos los voluntarios.
En un mundo ideal la ayuda voluntaria siempre será bien recibida, personas que trabajan sin cobrar es el sueño de cualquier organización, pero lamentablemente nuestro mundo no es ideal y existen factores limitantes.
¿Cuántos voluntarios?
El presupuesto es un factor limitante y más cuando organizas algo sin fines de lucro. Los márgenes con los que se trabaja son muy ajustados y todo está presupuestado, inclusive la cantidad de voluntarios que se pueden aceptar.
¿Podríamos hacer que un voluntario impacte menos en el presupuesto? Pues claro que podríamos, pero no queremos hacerlo. Con no invitarlos a la cena de patrocinadores, ponentes y organizadores estaría resuelto, pero no sería justo. Consideramos que si los voluntarios, al igual que los patrocinadores, ponentes y organizadores, son indispensables, también deben acompañarnos en ese detalle de agradecimiento .
Ésta, y no otra, es la razón por la que no todos pueden ser aceptados, quisiéramos que nos acompañaran todos, pero por el presupuesto que manejamos no es posible y tenemos que seleccionar.
¿Y cómo seleccionamos?
Cuando alguien se ofrece como voluntario no lo hace por una cena o por el descuento en la entrada ni por una camiseta diferente, lo hace sabiendo que va a trabajar y no va a poder ver en directo todas las charlas que quisiera. Es ayuda desinteresada de una persona que tiene la ilusión de poder ayudar.
Sé por experiencia la desilusión que se siente cuando te dicen que no cuentan contigo, al momento lo entiendes y lo aceptas (que más remedio), pero no necesariamente lo comprendes. En esta ocasión me ha tocado decírselo a varias personas, me ha costado hacerlo y quisiera que comprendieran las razones.
- Hemos tomado en cuenta el lugar de origen, somos frontera y tierra tanto de emigrantes como inmigrantes, siempre hemos sido una comunidad abierta y queremos animar a los de afuera a que nos visiten y a los de casa a visitar otras comunidades. Por esa razón, aunque la mayoría de los voluntarios son residentes de nuestra comunidad, hemos incluido algunos de fuera de Galicia también.
- Hemos tomado en cuenta la experiencia previa, la mitad de los seleccionados no tiene experiencia previa. Quisimos brindar la oportunidad de colaborar a quien no lo ha hecho antes, pero también son necesarios voluntarios con experiencia.
- La paridad no ha sido un factor determinante, han quedado fuera tanto hombres como mujeres. No queremos cubrir una cuota, queremos que las mujeres colaboren con nosotros por convicción, porque se sienten a gusto y porque sientan que forman parte de la comunidad, y al mismo tiempo queremos que sepan que contamos con ellas por lo que valen, no por ser mujeres. Exactamente igual que con los hombres, igualdad ante todo .
- También hemos tenido en cuenta el compromiso con la comunidad de algunos de los voluntarios.
Entonces, ¿cuál fue el criterio?
Pues una mezcla de todo. Animar a los voluntarios locales a participar, recibir algunos de fuera de Galicia para animar a los de aquí a ir a otros sitios, dar oportunidad a gente nueva y al mismo tiempo contar con la experiencia de los veteranos, preparar y animar a la comunidad local para participar el año que viene en la WordCamp Europe 2020, en Porto.
En todo caso, fue una decisión difícil; quedaron fuera compañeros y amigos de Meetups y de otras WordCamps, a todos se les envió un correo de agradecimiento por su ofrecimiento (¡qué menos que eso!), y aunque pueda interpretarse como algo simplemente protocolario, refleja tanto nuestro sentimiento de gratitud por su generosidad como la tristeza por no poder aceptarlos a todos.
El proceso de selección
Unos días antes de cerrar el plazo empezamos a pasar los datos de los formularios a una hoja de cálculo, con la idea de que el proceso de selección fuese lo más rápido posible. Los voluntarios que vienen de cerca no tienen ningún inconveniente, pero los que vienen de lejos tienen que planificar su viaje y estancia ¿para qué hacerlos esperar?
Ese fin de semana hicimos la selección, un sábado intenso donde aprovechamos para cerrar los últimos detalles de la selección y ponernos al día, inclusive con Estrella Galicia. El domingo preparamos los correos con las respuestas y el lunes por la mañana los enviamos junto con la primera petición: selecciona que charlas te interesa ver .
Una vez recibidas las confirmaciones con las selecciones de las charlas y volcar los datos en la hoja de cálculo toca cuadrar las ubicaciones procurando que todos quedemos contentos.
¿Y el resultado?
Pues tenemos la colaboración de dieciocho personas, hombres y mujeres, de España y del extranjero, residentes y visitantes que vienen para ayudarnos a hacer posible la segunda WordCamp gallega. ¿Quieres saber quiénes son?, visita la página de voluntarios y conócelos.
Ahora, además de un programa, ya tenemos voluntarios y tareas asignadas, ¿qué es lo que nos falta?.
Pues que nos acompañes ese fin de semana.